Het is Google-dag aan de RUG. Na maanden van voorbereiding en discussies stappen vandaag alle medewerkers over naar Google Apps for Education. De grote operatie verloopt goed, zegt technisch directeur Haije Wind. Maar de telefoon van de helpdesk staat wel roodgloeiend.

Operatie

Het helpdeskteam van het Centrum Informatie Technologie (CIT) is voor de gelegenheid uitgebreid met tien medewerkers. Dertig extra student-assistenten in Google-shirts zijn ingezet om medewerkers op verschillende locaties met vragen te helpen. En twintig servers staan te stomen om alle mails naar Gmail te migreren. ‘Het is een grote operatie. Maar tot nu toe zijn we tevreden’, zegt Wind.

Tot nu toe. Want de drukste dag is nog niet geweest. Wind: ‘We hebben wel eens eerder gehad dat we op maandag dachten: jippie, dat hebben we gehad. Maar uit ervaring weten we dat op dinsdag en donderdag altijd de meeste studenten en medewerkers actief zijn. Het is dus nog even afwachten of er niet plotseling toch iets fout gaat bij Google, of onze eigen servers overbelast raken.’

Overstappen

De overstap gaat niet vanzelf. Medewerkers moeten zich zelf aanmelden bij Google, zelf oude mailberichten overzetten en zelf Google Apps instellen op hun telefoons of tablets. ‘En als je niet bekend bent met de Google-omgeving of nog nooit een device specific wachtwoord hebt aangemaakt, dan is dat best lastig’, zegt Wind.

Al 416 medewerkers hebben de helpdesk om hulp gevraagd. Tot nu toe bleven de wachttijden bij de helpdesk beperkt tot ongeveer een minuut en waren er gemiddeld niet meer dan vier wachtenden aan de lijn.

Nog een leuk weetje: er worden 97 miljoen mailtjes in totaal gemigreerd. Google heeft een limiet gezet op hoeveel mails er per medewerkers naar de servers van het Amerikaanse bedrijf mogen worden gestuurd. Heb je een flinke mailbox, dan kan de migratie enkele dagen in beslag nemen.

Voor wie nog aan de klus moet beginnen: hier kun je lezen hoe het moet.