Cijferlijsten, studieadviezen, adresgegevens, tijdens een studieloopbaan aan de RUG wordt er allerlei informatie over studenten vastgelegd. Zowel elektronisch als op papier, en vaak verdeelt over verschillende faculteiten en diensten. Daar moet binnenkort een einde aan komen met de invoering van één digitaal studentendossier.

Vanaf wanneer alle informatie van studentendecanen, onderwijsadministratie, examencommissies en studieadviseurs in een en hetzelfde digitale systeem staat opgeslagen, is nog niet bekend. Het is een flinke klus, die de door het universiteisbestuur aangewezen projectgroep al maanden bezighoudt. En het betekent een cultuuromslag voor de medewerkers, zegt Hans Beldhuis van het Expertisecentrum voor Hoger Onderwijs, ESI.

Ondersteuning

‘We hebben de afgelopen maanden samen met de faculteiten en centrale diensten gewerkt aan het vaststellen van een uniforme structuur voor alle informatie. Vervolgens wordt de bestaande papierstroom gescand en opgeslagen in informatiesysteem Corsa’, vertelt hij.

Het digitale dossier is niet alleen een archief, het moet de docenten en studiebegeleiders straks ook ondersteunen in hun dagelijkse werk. Een studieadviseur kan het bijvoorbeeld raadplegen en aanvullen om er voor te zorgen dat een student de juiste begeleiding krijgt, denkt de projectgroep.

Privacy

Dat klinkt mooi, vinden de partijen in de universiteitsraad. Maar ze maken zich wel zorgen om de privacy van studenten. Wordt er wel voor gezorgd dat niet iedereen toegang heeft tot alle informatie? Wordt zorgvuldig met de privacy omgegaan, vroegen de studentenpartijen onlangs in de universiteitsraad.

Het is niet anders dan bij het papierendossier, reageerde collegevoorzitter Sibrand Poppema. ‘Het universiteitsbestuur is zich zeer bewust van de privacy. Daar wordt zeker rekening mee gehouden.’

Maar de personeelspartij is er niet gerust op. ‘Het is makkelijker om digitale stukken te verspreiden en ze te laten lezen door ogen die ze niet mogen lezen’, zei Antoon de Baets.

Volgens Beldhuis is er veel aandacht voor privacy bij de ontwikkeling van het digitale studentendossier. ‘De toegang tot de persoonsgegevens moet voldoen aan de regel- en wetgeving voor privacy. En alleen medewerkers die uit hoofde van hun functie inzage in bepaalde gegevens nodig hebben en gerechtigd zijn die gegevens in te zien, kunnen toegang krijgen.’