Microsoft, DUO, de provincie Overijssel en Yahoo werken er al mee. En de RUG gaat er nu ook mee experimenteren. Half april opent tussen het Academiegebouw en het bestuursgebouw de Proeftuin. Een gloednieuw, open kantoor waar medewerkers zelf bepalen waar ze werken, met wie ze werken en hoe ze werken.

De tuinvleugel van gebouw 18 wordt nu ontruimd en verbouwd om het mogelijk te maken. Weg zijn de stoffige jaren zeventig kantoortjes. In plaats daarvan: open ruimtes, hippe banken, glazen deuren en zo min mogelijk papier. Alleen heet Het Nieuwe Werken hier natuurlijk anders. Blackboard noemen we ook eigenwijs Nestor. En daarom noemen we flexibel werken hier ook niet Het Nieuwe Werken, maar STEPP-up. Een samenvoegsel van Engelse steekwoorden –ook een hit onder RUG-ambtenaren- die samen beschrijven waar het project voor staat.

Impressie van de nieuwe werkruimte. De kleuren zijn nog niet bepaald.

STEPP-up

Share, omdat je niet alleen je werkplek maar ook je talent deelt met anderen. Trust, omdat de werkgever er op vertrouwt dat je je werk op het afgesproken tijdstip af hebt. Entrepeneurship betekent dat je meer vrijheid hebt om te bepalen hoe je je werk aanpakt. Passion en Performance, omdat het vooral de bedoeling is dat mensen van verschillende afdelingen spontaan meer gaan samenwerken. En UP, staat simpelweg voor University Personnel.

Pioniers noemt Delinah Halvorson, aanjager van het programma, de eerste beleidsmedewerkers die straks met een laptop en mobiele telefoon worden losgelaten in de open werkruimte. Welke aspecten van Het Nieuwe Werken wel en niet goed werken, weet ze niet. Een vaste stek is er niet meer en dat is voor gewoontedieren best lastig. Bij DUO gingen ze er zelfs om op de vuist. ‘We gaan het ervaren. Als je merkt dat iemand steeds op dezelfde plek gaat zitten, te hard praat of een bureau niet netjes achterlaat, dan moet je diegene er wel op durven aanspreken. Maar hoe doe je dat?’

Vrijheid

De RUG gaat niet over één nacht ijs. Halvorson kreeg een jaar geleden het project toebedeeld. Een programmateam en elf gebruikersgroepen hebben zich sindsdien gebogen over de vraag hoe STEPP-up aan de universiteit het best mogelijk kan worden gemaakt. ‘Mensen hebben vooral vragen over geluidsoverlast. Daar hebben we veel rekening mee gehouden. Tussen de open werkplekken komen met stof bekleedde schotten die het geluid moet dempen. En overal ligt tapijt, dat werkt ook beter met de akoestiek. Maar dat het anders is dan het hebben van een eigen kamer en een eigen stek, kan ik niet ontkennen.’

Bouwtekening van de Tuinvleugel. 

De nieuwe medewerker verzint ’s ochtends zelf of hij thuis werkt, in het lunchcafé op de hoek gaat zitten, of z’n laptop in het docking station knalt op het automatisch verstelbare bureau in de Proeftuin. Die nieuwe vrijheid moet volgens Halvorson vooral zorgen voor  ‘meer samenwerking, meer contact en meer plezier in het werk’. Maar daar zijn wel regeltjes voor nodig, ontdekten ze vorige week bij Yahoo. De kantoren van het Amerikaanse internetbedrijf bleven angstvallig leeg, omdat iedereen thuis ging werken.

‘We willen juist minder regeltjes, maar je moet wel een aantal kaders hebben. Mag je een maximaal aantal dagen buiten kantoor werken? Gaan we hier op één vaste dag allemaal zitten? Hoe vind je elkaar? Dat soort vragen gaan we met leidinggevenden en pioniers in het Ontwikkelatelier bespreken’, zegt Halvorson.

Wennen

Omdat het minder vanzelfsprekend is dat iedereen van 9 tot 17 uur op kantoor aanwezig is, moeten medewerkers ook meer openheid geven. Halvorson: ‘Bijvoorbeeld door je agenda open te stellen. Samen het gesprek hierover voeren, is heel belangrijk.’

Niet iedereen zal zich direct thuis voelen in de nieuwe situatie, realiseert Halvorson zich. Veel medewerkers hebben bijvoorbeeld nog wat moeite om het papier los te laten. ‘Het is een stukje pionieren en een kwestie van wennen.’ Dat Het Nieuwe Werken in elk geval geen korte flirt zal zijn, is volgens haar zeker. ‘De Proeftuin is een pilot voor de hele universiteit. Het is niet zozeer de vraag of we verder gaan, maar hoe.’

‘Nee, we krijgen niet allemaal Apple-computers. Die staan alleen als illustratie op de tekening’, zegt Halvorson.