• Medewerkers en studenten gebruiken het amper

    Wat ging er mis met My University?

    Het had het helemaal moeten worden. My University, het platform waar faciliteiten als Nestor, Progress, maar ook applicaties als 9292 en Buienradar samenkwamen. Maar het systeem valt niet in de smaak. Wat ging er mis?

    My University kampt ook met een verouderde uitstraling. Illustrator Paul de Vreede liet zijn fantasie de vrije loop en bouwde een retro-versie uit het Hyves-tijdperk.

    My University – het platform voor RUG-medewerkers en studenten – is anderhalf jaar oud. En nog altijd maakt amper een student of medewerker gebruik van de dienst. De e-mail laadt niet uit (ofwel je kunt je mail niet lezen in de widget), applicaties werken niet en studenten loggen er niet op in. En dat is balen.

    ‘De doelstelling was om informatiestromen in My University en Nestor op een heldere manier met elkaar te verbinden. Dit is helaas niet gelukt binnen de tijdspanne van het Programma Webvernieuwing’, erkent Riepko Buikema van de RUG.

    Toch had dit nieuwe platform het helemaal moeten worden. De oude website van de RUG met zijn 400.000 onoverzichtelijke pagina’s moest heringericht worden. Hét moment om met een platform te komen waar studenten en medewerkers interne informatie konden vinden: My University. Dit intranet moest specifieke informatie geven voor aparte doelgroepen, terwijl netwerken als Nestor, Progress en de studentenmail hier samenkwamen.

    Faculteiten klagen flink

    September 2012 werd het platform gelanceerd. Niet lang daarna, in november, volgde de nieuwe website. ‘Een flink project’, meent Haije Wind, technisch directeur bij het CIT, het Centrum Informatie Technologie van de RUG. ‘In het begin hadden we wat problemen met de gadgets’, vertelt hij, ‘er waren wat performance problemen op het platform van MyUniversity, maar die zijn allemaal snel opgelost. Dat zijn geen issues meer.’

    Maar uit een recente rondvraag van hoofd communicatie Piet Bouma van de universiteit, blijkt dat alle faculteiten flink klagen. Ook studenten gebruiken My University nauwelijks. Het begint al bij het opstarten, meent Wouter Heinen, portefeuillehouder bij de Faculteit Godgeleerdheid en Godsdienstwetenschap: ‘We merken dat we telkens moeten inloggen op de systemen. Heb je je computer opgestart, dan moet je nog eens twee keer inloggen op My University. Dat is irritant.’

    Het zorgt ervoor dat mensen het niet willen gebruiken, zegt hij: ‘Het is enorm vervelend, daarom wordt er zo weinig gebruik van gemaakt. Ik merk dat veel medewerkers de secretaresses bestoken met vragen, terwijl ze die dingen gewoon op het intranet kunnen vinden. Maar het gebruiksgemak is gewoon slecht.’

    Dubbel inloggen

    Ook Rita Landeweerd, portefeuillehouder bij Gedrags- en Maatschappijwetenschappen, heeft aanmerkingen. ‘De dingen werken anders dan gewild’, vertelt ze. ‘We moeten dubbel inloggen, dat zijn teveel handelingen voordat we My University kunnen openen.’

    Maar ook de nieuwspagina en de agenda zijn onhandig geordend. Landeweerd: ‘Berichten die echt nieuws bevatten en ander nieuws staan door elkaar. Dat is verwarrend. Er wordt geen verschil gemaakt tussen facultair en nieuws dat RUG-breed is. We willen gewoon, als we de computer ’s ochtends opstarten, My University als startpagina hebben. Ons nieuws lezen, onze agenda raadplegen. Dat moet beter.’

    Maar volgens Wind draait het systeem prima. ‘Het issue is niet dat het platform niet goed werkt. Ik log zelf elke dag in op het netwerk en zie dat het goed werkt.’ Wel kent Wind de problemen van het dubbel inloggen, dat bij veel medewerkers voor irritatie zorgt. Maar daar wordt aan gewerkt, zegt hij. Zowel Wind als Buikema menen dat het systeem op zich geen problemen veroorzaakt. Er is een groter probleem: de studenten kennen het niet.

    Onbekendheid

    Een rondvraag bij studenten levert dan ook een soortgelijk antwoord op. Niet de technische problemen van het platform overheersen, maar de onbekendheid van het netwerk. Vraag je ‘Wat is My University?’ aan een willekeurige student, dan is het antwoord negen van de tien keer: ‘Wat is dat?’

    Wind denkt een verklaring te hebben waarom het netwerk niet populair is. ‘Studenten gaan eerder naar Nestor zelf’, meent hij. ‘In Nestor en My University zitten ongeveer dezelfde dingen en aangezien ze aan de eerste gewend zijn, gaan ze niet zo snel een ander kanaal gebruiken. Op My University is in dat geval gewoon onvoldoende nieuwe info te vinden.’

    Nu zit de universiteit met een platform dat bij studenten niet bekend is en waarover ze, als ze het al gebruiken, ook nog eens klachten hebben over de effectiviteit.

    Toch nog grote kansen

    Toch ziet Wind nog grote kansen voor het project. ‘De portal is de toekomst. Vanuit daar is alles rechtstreeks bereikbaar.’ Maar daar moet nog een hoop voor gebeuren, meent Buikema. ‘We werken aan een oplossing om de vindbaarheid, bereikbaarheid en samengang van informatie en applicaties te verbeteren.’ De bedoeling is dat het platform het startpunt van je dag wordt. Wind: ‘My University moet de openingspagina worden op je universitaire werkplek.’

    Maar ook hij weet dat lang niet alle studenten op zo’n werkplek zitten. ‘Daarom moeten we de portal zo aantrekkelijk mogelijk maken’, vindt Wind. Om de eerste stappen te zetten in die richting komt er daarom deze week een nieuwe inlog voor het platform, die My University meteen opent in een browser als de computer opstart. Om de eerste zorgen weg te werken.

    En hoe het nu verder moet?

    Daarvoor is een projectmanager aangesteld, die My University bekender en aantrekkelijker moet maken onder studenten. Hoeveel het project tot nu toe heeft gekost kan Piet Bouma niet zeggen, omdat het begroot is samen met de vernieuwing van de website. ‘Het is niet te specificeren wat My University exact heeft gekost, we zijn binnen het budget gebleven’, zegt hij.

    In de loop van 2014 moet blijken of het vernieuwde intranet inderdaad het portaal van de toekomst wordt.